Markedsafsøgning - Markedsføringsmateriale & Koncept Regenerativ Turisme på Verdenskortet (TUR-22-0129)

Der ønskes indhentet tilbud på udarbejdelse af et markedsføringskoncept, samt produktion af video- og billedmateriale, som kan benyttes til kommercielle formål og generel branding af Naturpark Lillebælt som et fyrtårn regenerative ferieoplevelser.

Baggrund

Denne markedsafsøgning gennemføres i regi af projektet Regenerativ turisme på verdenskortet – lærende oplevelser og forbedringer over, under og ved havoverpladen i Naturpark Lillebælt. Projektet indeholder 3 arbejdsspor; analyse & videndeling; produktudvikling & test; og et kampagnespor, hvor opgaven skitseret i denne markedsafsøgning, omhandler Produktion og udvikling af markedsføringsmateriale og -koncept for Naturpark Lillebælt-området som fyrtårnsdestination indenfor outdoor oplevelser og regenerativ turismeudvikling.

Projektet har forud for denne markedsafsøgning afdækket potentialet for produktudviklingen af regenerative turismeoplevelser, som bl.a. ligger til grund for det produktudviklings- og testforløb der i øjeblikket pågår, og resulterer i mindst fem regenerative turismeprodukter. I de igangværende aktiviteter udvikles der også kernefortælling(er) med afsæt i produkterne og Naturpark Lillebælt som den stedspecifikke ramme. Denne kommunikerer både indad, som rammesætter for autonom produktudvikling, og udad; som fyrtårnsfortælling der appellerer til internationale turister.

Formål og opgavebeskrivelse

Der findes en betydelig underskov af aktører der udbyder outdoor-oplevelser, og som har oplevelsesøkonomiske interesser i udviklingen af Naturpark Lillebælt som feriedestination. Det er fortrinsvis små stedbundne oplevelsesudbydere, der har deres primære aktiviteter i Naturpark Lillebælt. Disse udgør også den største partnermasse i dette projekt, som også omfatter fyrtårns- og kulturattraktioner, såsom Koldinghus, Bridgewalking, og lokale museumsaktører. Især de små oplevelsesudbydere er grundlaget for udviklingen af regenerative turismeprodukter, der forbedrer miljøet, biologien og lokalsamfundet i og omkring naturparken. Der er derfor behov for at løfte markedsføringspotentialet for området, samt for de regenerative produkter der udvikles i samarbejde med projektets partnere, med henblik på kampagneaktiviteter i 2024. Målgruppen der markedsføres imod, vil først og fremmest være kulturturister der er selvbevidste om deres ”rejseaftryk” og de ”grønne idealister” (VisitDenmark).

Vi efterspørger derfor et samlet bud på et markedsføringskoncept, samt produktion af billeder og film der understøtter kommunikationen af regenerative oplevelser, og inspirerer turister til handling. Markedsføringsmaterialet skal kunne bruges til kampagneføring af de udviklede oplevelsesprodukter (se link for planlagte testprodukter), samt til markedsføringen af området generelt.

OBS! Der produkttestes mandag 6. maj og tirsdag 7. maj (uge 19), hvor det vil være mulighed for at producere billed- og videoindhold. Flere produkttest foregår på, ved eller i vandet.

Markedsføringskonceptet skal understøtte kernefortælling(er) der udvikles med afsæt i produkterne og Lillebælt-området. Der er ikke tale om udviklingen af en ny identitet Naturpark Lillebælt, men et markedsføringskoncept som kan benyttes af Destination Trekantområdet og Destination Fyn i deres markedsføringsaktiviteter. Markedsføringskonceptet ønskes genkendeligt og adopterbart, til brug på flere forskellige kommunikationsplatforme. Indeholder dette genkendelig grafik eller layout, ønskes dette leveret adopterbart til ordregiver.

Markedsføringsmaterialet skal være af høj kvalitet, stedsspecifik og autentisk. Materialet skal være fleksibelt, beskrive, og præsentere Lillebælt-området som en fyrtårnsdestination for outdoor og regenerative turismeoplevelser, og kunne anvendes i flere forskellige sammenhænge på tilgængelige platforme fx i forbindelse med Co-branding af området i samarbejde med vores internationale samarbejdspartnere. Det er væsentligt at der indtænkes brug af statister, da oplevelsesprodukternes omdrejningspunkt er en aktivitet eller handling. Billeder og film skal kunne fungere både fysisk og digitalt (billeder).

Der ønskes leveret en god blanding i selve indholdet: fra de små close-ups (nærhed), til nogle mennesker og liv, til droneoptagelser/billeder af et område (storslået). Disse leveres som stills, videoklips og sekvensklips (sammenklippede videoklips i små sekvenser af 10-30 sek), og i formater der også kan benyttes på sociale medier i følgende formater: 1:1, 16:9 og 9:16

Som delleverance ønskes en række små portrætter (Billeder og kort præsentation) af de kommercielle partnere der deltager i projektet. Der er tale om op til 13 partnerportrætter. Dette ønskes indregnet i tilbuddet.

Alle rettigheder til at bruge materialet, herunder også kommercielle rettigheder, overgår til Destination Trekantområdet, Destination Fyn og Naturpark Lillebælt, og må ikke være underlagt nogen udløbsfrist.

Leverancer

Destination Trekantområdet ønsker således et tilbud på løsning af denne opgave, som forventes at indeholde følgende hovedleverancer:

1. Ét genkendeligt og adopterbart markedsføringskoncept, som kan benyttes på tværs af kommunikationsplatforme og visuelt afspejle den ”regenerative kernefortælling” og Naturpark Lillebælt som et fyrtårn regenerative ferieoplevelser.
2. Markedsføringsmateriale af høj kvalitet, og en blanding af stills, videoklips og sekvensklips (sammenklippede videoklips i små sekvenser af 10-30 sekunder), og i formater der også kan benyttes på sociale medier i følgende formater: 1:1, 16:9 og 9:16. Der ønskes mulighed for produktion af op til 13 aktørportrætter. Materialet skal kunne bruges til Co-branding og leve op til kravene om brugsrettigheder.

Det er forventningen, at tilbudsgiver anskueliggør hvordan opgaven løses med afsæt i ovenstående oplæg. Det forventes at tilbudsgiver har erfaring indenfor området, eller kan inddrage dette indenfor udbuddets rammer.

Den forventede vægtning ift. tilbudsgivers. allokering af ressourcer er følgende:

1. Markedsføringskonceptet vægtes i denne markedsafsøgning 30%
2. Markedsføringsmaterialet vægtes i denne markedsafsøgning 70%

Tidsplan og kontraktpeiode

• Deadline for evt. spørgsmål:                                                                         12-04-2024
• Deadline for indsendelse af tilbud:                                                             15-04-2024
• Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet:                                  19-04-2024
• Opstartsmøde med valgt rådgiver:                                                            22-04-2024

Kontrakten træder i kraft efter opstartsmøde med valgt tilbudsgiver og løber frem til og med

02-09-2024 Kontrakten udløber dog først, når valgt tilbudsgiver har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver

Aflevering og behandling af tilbud

Tilbud og anden dokumentation sendes som pdf til anførte kontaktperson og skal være ordregiveren i hænde ved deadline for indsendelse af tilbud.

 Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter.

Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom.

Ordregiver kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud eller fejl i tilbudsprocessen.

Ordregiver anser ikke valg af rådgiver for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med en rådgiver.

Tilbudsgiveres eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiver uvedkommende.

Tilbudsforbehold

Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Destination Trekantområdet vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt.

Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi.

Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til opgaven, eller finder tilbudsgiver, at opgaven er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til Destination Trekantområdet, jf. ovennævnte tidsfrister.

Det er muligt at afgive bud som konsortie af flere tilbudsgivere. Der kan ikke gives bud på dele af opgaven.

Præmisser

Man skal forvente et tæt samarbejde med Destination Trekantområdet, Destination Fyn og Naturpark Lillebælt

Tilbuddet bedes indeholde et oplæg på tilgang til opgaveløsningen og tidsplan. Tilbudsgiver skal for de allokerede medarbejdere oplyse og dokumentere følgende i tilbuddet (i det omfang det er muligt):

1. Virksomhedsprofil
2. Projektmedarbejder(e) på opgaven
3. Hvordan I vil gå til opgaven Tilbuddet skal redegøre for de forventede leverancer af opgaven - gerne begrundet i erfaringer med lignende opgaver.
4. Timebudget: Hvordan og hvor mange timer bruges i hver fase af opgaven og af hvem; lige fra opstartsmøder til levering inkl. afslutningsmøde og præsentation af erfaringer.
5. Samlet tilbudspris for opgaven.
6. Jeres egne udgifter (rejse, kost, logi, materialer, osv.) til løsningen af opgaven skal ligeledes være inkluderet i tilbuddet.
7. Kort beskrivelse af relevant erfaring på området / projektreferencer.

Pris

Den forventede totalpris på løsning af opgaven er rammesat til max 200.000,- DKK ekskl. moms og inklusiv alle udgifter knyttet til løsning af opgaven, herunder evt. køb af data, transport, hjælpematerialer osv. I fremsendte tilbud skal tilbudsgiver angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven samt pr. delleverance.

Evaluering af tilbud

Tildeling af opgaven sker på baggrund af det tilbud der formår bedst muligt at svare på opgavens formål. Det mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra følgende vægtning:

1) Prisen:                                                                                                                                30 %.

2) Kvalitet i løsningsbeskrivelsen:                                                                              50 %.

3) Erfaring med lignende opgaver:                                                                              20 %.

Ad 1) Prisen:

• Prisen for tjenesteydelsen.

Ad 2) Kvalitet:

• Tilbudsgivers samlede opgaveforståelse
• Tilbudsgivers oplæg til opgaveløsning
• Tilbudsgivers oplæg til formidling af leverancen

Ad 3) Erfaring med lignende opgaver:

Der lægges vægt på følgende under dette punkt:

• Organiseringen af team og allokerede medarbejdere
• Anciennitet hos de allokerede medarbejdere
• Faglige kvalifikationer og referencer
• Tilbudsgivers erfaring og ekspertise inden for metodefeltet
• Sammensætning af team til løsning af de identificerede opgaver, herunder opgavefordeling, ansvarsområder og timefordeling på allokerede medarbejdere
• Tilbudsgivers ressourcer ift. at løse opgaven inden for tidsrammen
• Leveringssikkerhed og fleksibilitet

Udvælgelsen foretages af:

• Kim Worrmann Jensen, Destination Trekantområdet
• Iben Rigenstrup Schorling, Destination Trekantområdet
• Verena Obertopp Knudsen, Naturpark Lillebælt
• Merete Vandmose, Destination Fyn
• Maja Schiffer Jessen, Destination Fyn

På forhånd indbudte tilbudsgivere

• Jacob Vingtoft, jvingtoft.com
• Frame & Work, frameandwork.com
• Clockwork, clockwork.dk
• 24Copenhagen, 24copenhagen.dk
• Kolorit Media, koloritmedia.dk

Kontraktmæssige forhold

I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tilbudsgiver indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet:

• At tilbudsgiver bliver betalt for løsning af opgavens leverance ud fra følgende:
  • 50% ved indgåelse af kontrakten.
  • 50% efter endt udarbejdelse og godkendelse af aftalte leverancer
• At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, det vil sige manglende leverancer på aftalens opgave.

Ejerskab og rettigheder

Alle rettigheder til materiale der udarbejdes i forbindelse med opgaven, tilgår ordregiver som frit kan formidle og offentliggøre materialet, fremstille eksemplarer af det, ændre det, overdrage det til tredjemand eller lade indholdet danne grundlag for anden Rådgivers viderebearbejdelse eller omarbejdelse.

Specificeret overgår alle rettigheder, inklusive til kommerciel brug, til Destination Trekantområdet, Destination Fyn og Naturpark Lillebælt, og må ikke være underlagt nogen udløbsfrist.

Ordregiver har dog pligt til at kreditere Rådgiver og dennes eventuelle navngivne underrådgivere som ophavsmænd til materialet.

Rådgiver kan ikke offentliggøre projektmateriale uden godkendelse fra Ordregiver, men er berettiget til at anvende opgaven som reference.

Tavshedspligt

Parterne er forpligtede til at sikre, at indholdet af nærværende aftale ikke afsløres for uvedkommende. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør.

Kommunikation

Medmindre andet aftales konkret, forestår Ordregiver enhver ekstern kommunikation vedrørende alle leverancerne i opgaven fra Rådgiver i forbindelse med opgavens løsning. Medmindre andet konkret aftales, skal Tilbudsgiver derfor henvise enhver henvendelse fra pressen eller anden tredjemand vedrørende opgaven til Tilbudsgiver og må ikke uden Ordregivers forudgående godkendelse kommunikere eksternt vedrørende opgaven. Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører også overholder denne forpligtelse.

Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til:

Kim Worrmann Jensen

Projektkoordinator, Destination Trekantområdet

Telefon: 28780943

E-Mail: kim@tdto.dk